Jedinstven sistem za planiranje i upravljanje nabavkama
B.E.S.T.:GO je softversko rešenje koje digitalizuje i povezuje ceo proces nabavke, od planiranja i prikupljanja zahteva do odobravanja, naručivanja i izveštavanja.
Bilo da se primenjuje u komercijalnom poslovanju ili po Zakonu o javnim nabavkama, sistem kroz centralizovane podatke i praćenje u realnom vremenu obezbeđuje veću efikasnost, kontrolu troškova i pouzdane odluke.
Merljivi rezultati (KPI)
Tačni i pouzdani podaci
Potpuna transparentnost
Usklađenost sa propisima
Efikasno budžetiranje
Automatizovani procesi
BEST:GO
Potpuna kontrola procesa, budžeta i dokumentacije na jednom mestu.
B.E.S.T.:GO se uklapa u postojeće procese vaše organizacije i digitalizuje ih bez narušavanja ustaljenog načina rada.
Kroz B.E.S.T.:GO upravljate:
Planovima nabavke
Definisanje godišnjih planova po organizacionim jedinicama, budžetskim linijama i CPV šifrarnicima, uz opciju rebalansa i importa podataka.
Zahtevima i nivoima odlučivanja
Decentralizovani unos potreba po sektorima i njihovo vođenje kroz unapred definisane radne tokove, uz tačno dodeljena prava pristupa i uloge za svakog učesnika u procesu.
Budžetima i troškovima
Automatska rezervacija sredstava po odobrenju zahteva i kontinuirano praćenje potrošnje u odnosu na plan.
Dokumentacijom i elektronskim potpisivanjem
Generisanje, štampa i elektronsko potpisivanje ključnih dokumenata (zahteva, narudžbenica, ugovora) uz potpunu sledljivost svih izmena (Audit Trail).
Notifikacijama i podsetnicima
Automatski podsetnici i obaveštenja koji u realnom vremenu informišu odgovorna lica o pristiglim zadacima, rokovima i promenama statusa, sprečavajući da predmeti stoje neobrađeni.
Izveštavanjem i analitikom
Generisanje standardizovanih izveštaja i vizuelnih kontrolnih tabli za potpunu kontrolu i strateško praćenje poslovanja.
VIDEO PRIKAZ
B.E.S.T.:GO na delu
Kratak prikaz kako sistem vodi proces od plana nabavke, preko zahteva organizacionih jedinica, do narudžbenice i realizacije.
1:42
Video B.E.S.T.:GO na delu
PROVERA PROCESA NABAVKE
Da li vam je potreban softver za upravljanje nabavkama?
Uradi test
Odgovorite na sledeća pitanja i saznajte da li vam trenutni način rada usporava poslovanje.
Da li realizacija hitnih zahteva često kasni jer dokumenti čekaju odobrenje kod osoba koje nisu u kancelariji?
Da li vas kraj obračunskog perioda redovno iznenadi neočekivanim troškovima na pojedinim budžetskim linijama?
Da li se u radu pojavljuju dupli zahtevi za iste artikle ili neslaganja između naručene i isporučene robe?
Da li operativni timovi troše više vremena na provere i usaglašavanje dokumenata nego na same nabavke?
Ako vam menadžment zatraži trenutni presek potrošnje po dobavljačima, da li vam je potrebno više od 10 minuta da pripremite odgovor?
Da li se dešava da nijedan sektor sa sigurnošću ne zna kod koga se tačno nalazi određeni zahtev u tom momentu?
Da li vam je teško da u bilo kom trenutku precizno kažete koliko je budžeta ostalo slobodno do kraja godine?
Da li priprema dokumentacije za nadzorne organe ili reviziju stvara pritisak i zahteva prekovremeni rad?
Kako B.E.S.T.:GO uvodi red u proces nabavke?
| Danas | Sa B.E.S.T.:GO |
|---|---|
| Rasuti podaci vs. Jedinstven sistem | |
| Danas Informacije stoje po odvojenim računarima i u ličnim evidencijama zaposlenih. | Sa B.E.S.T.:GO Sve organizacione jedinice rade unutar jedne centralne baze podataka. |
| Ručne provere vs. Automatizovan workflow | |
| Danas Prolazak dokumenta zavisi od telefonskih poziva i ličnih podsetnika. | Sa B.E.S.T.:GO Sistem sam obaveštava sledeće odgovorno lice i vodi zahtev do realizacije. |
| Naknadni uvid vs. Preventivna kontrola | |
| Danas Prekoračenje budžeta uočava se tek po pristizanju faktura. | Sa B.E.S.T.:GO Sistem onemogućava odobrenje zahteva koji prelaze definisani limit. |
| Različite verzije vs. Tačnost i pouzdanost | |
| Danas Sektori vode neusaglašene podatke o istim nabavkama. | Sa B.E.S.T.:GO Centralni šifrarnici i validacija unosa obezbeđuju pouzdane i tačne podatke o stanju. |
| Sporo učešljavanje vs. Trenutni presek stanja | |
| Danas Priprema analize stopira redovan rad dok se podaci ručno ne ukrste. | Sa B.E.S.T.:GO Gotovi izveštaji i analitika dostupni su u nekoliko klikova. |
| Skrivena istorija vs. Potpuni Audit Trail | |
| Danas Teško je utvrditi ko je, kada i zašto izmenio stavku u ugovoru ili zahtevu. | Sa B.E.S.T.:GO Svaka akcija, zakključavanje i odobrenje ostaju trajno zabeleženi u sistemu. |
Prepoznajete ove izazove u nabavci?
Zakažite prezentaciju i pogledajte kako B.E.S.T.:GO uvodi red u proces nabavke i budžetiranja.
IMPLEMENTACIJA U PRAKSI
Pet koraka do efikasnijeg procesa nabavke
1
Situaciona analiza
Analiziramo postojeći proces nabavke, način rada, organizaciju i izazove sa kojima se susreću svi učesnici procesa.
2
Analiza potreba
Definišemo funkcionalnosti, radne tokove, izveštaje, korisničke uloge i način integracije sa postojećim sistemima u skladu sa potrebama organizacije.
3
Konfiguracija i implementacija sistema
Konfigurišemo B.E.S.T.:GO, prilagođavamo procese, vršimo migraciju podataka i povezujemo sistem sa postojećim poslovnim aplikacijama.
4
Obuka korisnika
Obučavamo zaposlene za svakodnevni rad u sistemu i pripremamo organizaciju za nesmetan prelazak na novi način rada.
5
Puštanje u rad i podrška
Sistem se pušta u produkcioni rad, a AIGO tim obezbeđuje kontinuiranu tehničku i korisničku podršku, kao i dalje unapređenje sistema.
POSLEDNJI KORAK
Vreme je da preuzmete kontrolu nad nabavkama
Svaka organizacija sprovodi nabavke, ali bez jasno definisanog i digitalizovanog procesa one lako postaju spore, nepregledne i podložne greškama.